Por: Anny Margarita Herrera Villa*

Sostienen expertos y lo avalan las buenas prácticas, ser importante en alto grado documentar los proyectos adecuada y debidamente no solo durante el planteamiento previo del mismo proyecto y sus primeros pasos, sino durante todo su ciclo de vida. Hoy que el mundo está inmerso en las tecnologías de la información, la falta de documentación es problema recurrente, lo que debe enderezarse pata no estar desamparados ante posibles imprevistos.

Diversos aspectos y beneficios de documentar los proyectos. Importancia metodológica. Los profesionales que han formado parte del desarrollo del proyecto o de una aplicación en concreto son los más adecuados para documentarlo. El haber participado durante todo el ciclo de creación del producto hasta su puesta en producción les convierte en los mejores conocedores del mismo. Lamentablemente el personal técnico es reacio a documentar los proyectos por razones tales como la incomprensión de la importancia metodológica. No consideran que la documentación forme parte de sus tareas, ni que pueda formar parte de su currículo o un mérito en su carrera. Dejan de lado que la importancia de documentar los proyectos es vital; de ahí que

un desarrollador con dotes para documentar sea un profesional muy apreciado.

Importancia práctica. Documentar los proyectos es un hecho muy valorado por parte de los usuarios finales, clientes y equipos de soporte. Todos estos colectivos se benefician de ella. Los directores de proyecto fomentan las labores de documentación, ya que saben de su importancia práctica tanto en sus equipos, como en los clientes.

Comunicación. En algunas ocasiones la única manera que tienen los técnicos de comunicarse con algunos colegas es la documentación. Sobretodo en equipos de trabajo muy extensos, documentar los proyectos es la mejor manera de comunicar cambios.

Reputación. El equipo de soporte debe contar con la documentación más completa y actualizada. En caso contrario la resolución de problemas puede verse afectada y repercutir negativamente en el servicio y por lo tanto en la imagen de la empresa.

Contingencias. En el caso de que se sufran contratiempos graves, documentar los proyectos asegura el tener un plan de recuperación de desastres. Esto repercutirá positivamente, reduciendo los tiempos de actuación y resolución de los problemas.

Transferencia de conocimiento. Es muy importante documentar los proyectos desde el paso previo a su inicio. Existen proyectos que se paran durante meses y que son retomados por otras personas. Estos equipos recién llegados deben contar con todo el conocimiento necesario para retomar y volver a arrancar el proyecto.

En proyectos ya en marcha, es vital que los empleados que se incorporan a posteriori puedan ser autónomos lo más rápido posible. Esto se consigue con documentación precisa llena de información y procedimientos. En proyectos a medida, lo normal es transferir el conocimiento al cliente a través de una completa documentación. Normalmente este tipo de aspecto se suele regular previamente por contrato. La documentación es una cuestión a tener en cuenta en todo tipo de proyectos IT. Las empresas de soluciones serias siempre proporcionarán documentación completa. Exige información sobre tus proyectos 

*Ingeniera Industrial. Especializada en proyectos de Desarrollo