Por: Anny Margarita Herrera Villa*
Proyecto es un esfuerzo temporal y único para lograr un objetivo específico, mientras que un proceso es una serie de actividades repetibles y recurrentes que generan un resultado o servicio estándar. Los procedimientos son instrucciones detalladas que describen cómo se realizan las tareas dentro de un proceso. Son sin duda un esfuerzo que debe entregarse en un plazo determinado y tiene como objetivo entregar un producto, servicio o un resultado único. Proceso en tanto, es un procedimiento realizado en una secuencia de etapas que producirán un resultado recurrente. Nos refiere lo expuesto que un proyecto no es sinónimo de proceso y muchas veces se cae en el error confundirlos; de ahí que sea clave identificar sus diferencias para trabajar con proyectos y procesos por separado. Los dos se ayudan mutuamente, importando en consecuencia establecer cómo y cuándo un proyecto pasa a ser un proceso.
Bueno es reiterar que un proyecto es un conjunto de actividades únicas cuyos recursos son irrepetibles y que se deben ejecutar dentro de un periodo de tiempo determinado. Su propósito es completar entregables distintos para cada proyecto, logrando la ejecución de uno o varios objetivos concretos y pensados para ese proyecto único. El proyecto terminará cuando cumpla con los requisitos definidos en un principio, así como las metas que se hayan marcado en la planificación previa al proyecto, o incluso durante la ejecución del mismo. Otras de las características de los proyectos, precisamente es la de su carácter flexible que permita la gestión de la incertidumbre del mismo. Durante el desarrollo del proyecto, pueden cambiar infinidad de cosas. La clave está en tener en cuenta sus posibles escenarios e impacto en el total del proyecto, que se logran con herramientas de gestión capaces de combinar técnicas predictivas con ágiles.
Ahora bien, si lo que realizamos son procedimientos rutinarios o protocolos de actuación sistemáticos -que no sistémicos-, debemos saber que estamos trabajando con procesos, y no con proyectos. Los procesos no se deben terminar en una fecha específica, por lo que no son temporales. Tampoco comparten siempre los mismos recursos. Son guías de actuación que pueden realizarlas distintas personas, con equipamientos tecnológicos diferentes cada vez que realizan ese proceso. Los procesos incluyen duraciones concretas de actividades pero no fechas determinadas ni los recursos están asignados a las tareas.
Pero, ¿cuándo un proyecto pasa a ser un proceso y cómo podemos convertirlo en un proceso? En muchas ocasiones, un mismo proyecto funciona. Tiene éxito y cumple holgadamente con plazos, resultados y costes planificados. ¿Podríamos guárdalo y re-utilizarlo para lograr objetivos similares? Perfectamente. Una vez guardamos el proyecto para su uso posterior, estamos creando nuestro primer proceso y el proyecto pasa a ser un referente en los procedimientos de trabajo, ya que podemos adaptarlo muy bien a nuestras necesidades y cumplir con unos plazos que en la mayoría de las veces resulta complicado seguir. Así las cosas, bien podemos decir que estamos de enhorabuena, que hemos hecho una gestión excelente que incluso podemos publicar y compartir, lo mismo que visibilizarlo, a efecto de facilitar la labor de personas que aún no han podido dar con la clave. Así evolucionamos y mejoramos, en lo que interesa e importa compartir el Know-How sabiendo las diferencias entre uno y otro, vale decir, entre proceso y proyecto.
*Ingeniera Industrial. Especializada en Proyectos de Desarrollo
