Por: Anny Margarita Herrera Villa*

Toda asociación empresa, sociedad, institución, dependencia y organización, entre otras, que asuman un proceso de crecimiento deben ejecutar, so pena de fracasar, una política de gestión de proyectos, toda vez que le permite lo cual organizar, liderar y planificar mejor cualquier estrategia de generación de nuevos productos o servicios. La gestión de proyectos es mucho más que cumplir con plazos, presupuestos y alcance; es como bien se sostiene por expertos, es una forma de organizarse y trabajar por proyectos que ha demostrado eficacia para lograr objetivos en el tiempo, y proporcionar una mayor flexibilidad a las organizaciones. Además, al impulsar el trabajo en equipo, permite incorporar elementos de motivación para las personas, como son autogestión (empoderamiento) y sentido de pertenencia. Organizarse como proyecto, es factible estructurar los equipos y desplegar una estrategia que garantiza la innovación y la competitividad de las organizaciones y proceso, sin afectar su supervivencia.

Beneficios de la gestión de proyectos son el que se alinea la organización con las oportunidades de negocios. Al tiempo que permite la gestión de proyectos garantizar que el producto o servicio que se entrega se encuentre alineado con la planificación estratégica del negocio. Los proyectos se diseñan para satisfacer alguna necesidad de clientes, usuarios y demás. Al identificar un caso sólido y ser metódico en el cálculo del retorno de la inversión, la gestión de proyectos ayuda a garantizar que se entregue el producto ideal y que reporte el valor esperado.

Fortalece el liderazgo la gestión de proyectos, ya que establece líneas claras de acción entre los miembros del equipo. El gerente de proyectos lleva el control del proceso en un ambiente de cambios, de esta forma el proyecto no se desalinea de la visión estratégica del negocio y todo el equipo involucrado se inspira con un liderazgo que tiene visión y propósito.

No se pierde de vista al usuario, cliente y demás; y, aunque la misión de un proyecto sea expandir o mejorar determinados procesos internos, siempre tendrán un impacto positivo o negativo en esas personas, de ahí que el líder de la gestión de proyectos sea quien vele por los intereses del cliente, para que el proceso que vive la organización no se desvirtúe y afecte a sus usuarios finales. 

Hay enfoque y objetivos precisos. El líder de la gestión de proyectos debe precisar cuáles son los objetivos que se deben alcanzar y por qué son importantes; conducción que permite ordenar el proceso, orientar el esfuerzo, cumplir a tiempo las tareas y reducir costos, errores y destacar especialmente la oportunidad de disminuir los riesgos, lo que es clave para garantizar el éxito del proyecto. 

Se planifica con base en la realidad. El gerente que se ha formado en gestión de proyectos es capaz de establecer una planificación realista y realizable, lo que quiere decir que puede establecer estimaciones presupuestarias y plazos de entregas del proyecto lógicos, frente a la situación de la organización y la realidad del entorno. Tal planificación ajustada hace posible su cumplimiento en plazos y costos, lo que es beneficioso para el éxito del proyecto.

Se maximiza la capacidad de la organización. La gestión de proyectos potencia la capacidad de la organización y consigue ahorros en tiempo y costos, lo que se debe a que identifica todas las responsabilidades activadas en el logro del proyecto, asegura que todos los miembros de la organización conozcan sus responsabilidades, y precisa posibles mejoras a los procesos.

Se garantiza el control de calidad. La alineación estratégica, la planificación realista y el claro liderazgo que aporta la gestión de proyecto favorece el control de la calidad de la entrega final. Puesto que el proyecto de creación de productos y servicios está sometido a mucha presión, por lo que el líder de proyectos debe ayudar a encauzar esa presión para que no se subestimen pasos o se aprieten los cronogramas, lo que puede afectar la calidad del resultado. En síntesis, hay que decir que la gestión de proyectos es un área clave en las organizaciones de hoy y es cargo de nivel gerencial que amerita una formación especializada. 

*Ingeniera Industrial. Especializada en Proyectos de Desarrollo