Por: José Manuel Herrera Villa*
Llevar a cabo un proyecto de forma efectiva no es tarea fácil, tampoco difícil, pero sí demanda acuciosidad, como también atención y cuidado. Para esto, debe tenerse al alcance todas las herramientas que necesarias sean y puedan ayudar a llegar al resultado esperado. Una gestión competente en los procesos, pueden ser la clave maestra para una ejecución exitosa. Para ejecutar un proyecto es necesario que los esfuerzos estén centrados en los procesos. Estos son herramientas y recursos que permitirán cumplir con los objetivos planteados, de una manera organizada y efectiva. Pero en resumen, ¿qué son los procesos? Un conjunto de acciones y actividades que están relacionadas entre sí y que se realizan para crear un producto, resultado o servicio previamente determinado.
¿Buscamos liderar proyectos exitosos? Acudamos en primer término a su planificación estratégica con sus respectivas fases, desarrollo y desafíos de su puesta en marcha. Dentro de una organización existe una variedad de procesos que cooperan y dan soporte a la dirección de proyectos. En ellos se pueden identificar etapas de entrada, procesamiento y salida. En otras palabras, algo se transforma para que se logre un resultado, que termina siendo el input de otro proceso.
Estos procesos aseguran que el proyecto pueda desarrollarse de manera eficaz, considerando las distintas etapas secuenciales de su ciclo de vida; de ahí la importancia de conocer cómo llevar a cabo la dirección de proyectos. Para lograr el éxito, los directores de proyectos deben tener un conocimiento muy detallado de cada área de conocimiento, tanto de los aspectos teóricos como prácticos. Este conocimiento es reconocido como un conjunto de buenas prácticas utilizadas en la mayoría de los procesos.
Por lo general, en las organizaciones cada una de estas áreas del conocimiento está a cargo de una gerencia o subgerencia. Esto va a permitir que cada proceso tenga sus responsables, y a su vez, un personal definido y capacitado para realizar las tareas necesarias.
Cada una de estas áreas son: Integración: Se preocupa de que las diferentes partes del proyecto estén correctamente coordinadas.
Alcance: Incluye todo el trabajo requerido, y nada más que lo estrictamente necesario, para que el proyecto sea completado de forma exitosa y con todos los objetivos cumplidos.
Tiempo: Se refiere a que se realicen todos los procesos que aseguren que el proyecto se llevará a cabo en los plazos previstos.
Costos: Identifica y ajusta los costos, asegurando que el proyecto será completado dentro de los márgenes del presupuesto previamente aprobado.
Calidad: Se asegura que el proyecto satisfaga las necesidades para las que fue inicialmente diseñado y desarrollado.
Recursos Humanos: Son los procesos que se utilizan para hacer el uso más eficiente posible de las personas que participan en el proyecto.
Comunicación: Consiste en planear la comunicación, distribuir la información, hacer los reportes de desempeño y realizar el cierre administrativo del proyecto.
Riesgos: Identifica, analiza y da respuesta a los riesgos que amenacen el avance del proyecto, así como los mecanismos de respuesta pertinentes para control cualquier riesgo.
Adquisiciones: Son los procesos necesarios para adquirir los bienes y servicios externos a la organización que lleva a cabo el proyecto.
Interesados: Desarrolla los procesos que hacen posible la identificación de las personas, grupos u organizaciones que pueden afectar o ser afectados por el proyecto.
Importante es saber la necesidad de contar con el conocimiento suficiente en cada una de estas áreas, lo que permitirá ampliar las posibilidades de éxito en un proyecto, ya que se contará con la información suficiente para controlar y prever los posibles errores que pueden suceder a lo largo de su ejecución.
*Profesional en Administración y Finanzas. Especializado en Auditoría Integral. Proyectos de Desarrollo
